Estudio de Caso: Connect
El Problema
El cliente, una gran organización, tenía una variedad de reportes de mainframe que ciertos departamentos deseaban acceder con Excel. El proceso que habían puesto en práctica para lograr esto era:
- Generar el reporte de mainframe en un archivo de spool
- Bajar el reporte a una PC, convertirlo a ASCII
- Importar el archivo en Excel, y
- Modificar y depurar los datos manualmente de forma tal que los datos importados estuviesen formateados correctamente
El primer paso fue realizado por el usuario final, y no presentó dificultades. El segundo paso fue bastante rápido y directo, pero requirió un usuario con competencia técnica. El tercer paso fue sencillo y no requirió ningún “expertise” particular. El cuarto paso fue el problema. Siempre requirió una cantidad significativa de trabajo para corregir los problemas de alineación y formateo.
El resultado fue que se gastaron demasiadas horas hombre preparando los datos. Esto creó un cuello de botella significativo. Asimismo, no toda la información del reporte fue necesaria, por lo tanto, las planillas resultantes no fueron ideales para el propósito proyectado. Debido a la naturaleza técnica de los pasos, los últimos pasos fueron manejados sobre una base de solicitudes por el grupo de TI para los departamentos usuarios finales, resultando en demoras variables dependiendo de la carga de trabajo.
Lo que se necesitaba era un medio de tener acceso a los datos en Excel, minimizando a la vez la intervención manual, eliminando de las planillas la información innecesaria y apartando a TI del proceso.
La Solución
La tecnología Arbutus fue escogida luego de demostrar la habilidad para leer directamente sus reportes de mainframe, seleccionar los datos relevantes de los mismos, e insertar los datos en una planilla de cálculo. Esto permitió un acceso a los datos “sobre demanda” sin intervención manual.
El Proceso
Luego de revisar los requerimientos, el cliente decidió mantener el archivo de spool inicial, dado que este fue iniciado por el usuario final, y esto requería la mínima cantidad de modificación de sus procesos. Arbutus Connect sería luego utilizado para leer el archivo de spool, seleccionar los datos relevantes, e insertarlos en la planilla de cálculo.
Trabajando con los especialistas tecnológicos de Arbutus, la organización pudo crear definiciones de tablas para cada uno de los archivos de reportes del spool. Este proceso tomó muy poco tiempo, ya que el “Data Definition Wizard” los condujo a través de cada paso del proceso. El cliente escogió definir todos los datos del reporte, dado que esto maximizó las oportunidades de modificar el propósito del reporte para otros usuarios. Con la tecnología Arbutus fue trivial seleccionar qué elementos de datos incluir en cada planilla de cálculo.
El segundo paso fue crear una planilla Excel para cada reporte e insertar un vínculo de datos a la tabla directamente dentro de la planilla de cálculo. Nuevamente, esto fue muy directo utilizando los wizards suministrados por Excel. Durante este paso el cliente seleccionó solo aquellas filas y columnas del archivo de reporte del spool del mainframe que eran relevantes para el departamento. El vínculo de datos fue configurado de tal forma que automáticamente actualizara los datos desde el mainframe cada vez que se cargara la planilla de cálculo.
TEl paso final fue revisar la planilla de cálculo completada, para asegurar que se hubiese incluido toda la información relevante, y para obtener la aprobación de los usuarios finales.
El proceso completo llevó solo unas pocas horas por reporte, luego de la curva inicial de aprendizaje.
Resultados
Como resultado de este proceso, los departamentos de los usuarios finales pudieron lograr todas sus metas. Simplemente cargando una planilla de cálculo pudieron obtener exactamente la información de los reportes del mainframe que deseaban, sin ninguna demora. Como la mayoría de las epecificaciones de datos están justamente almacenados en la planilla de cálculo, se dieron cuenta que podían fácilmente actualizar la información en las planillas de cálculo a medida que cambiaran sus necesidades, sin tener que involucrar más a TI.
En la fase siguiente, el cliente podrá remover el proceso inicial de generar un reporte del mainframe a un archivo de spool. Una vez que se complete este proceso, al abrir una hoja de cálculo se aplicarán automáticamente las reglas del negocio sobre el mainframe, y se cargarán los datos apropiados directamente desde los archivos fuente. No se requerirá más generar reportes desde el mainframe.